Online Termine buchen leicht gemacht. Mit Calendly, Microsoft Bookings und anderen Tools ist es mittlerweile sehr einfach Onlinebuchungen durchzuführen und so die Kunden von morgen von den lästigen Telefonbuchungen zu befreien. Wir schauen uns heute an, was denn der Unterschied zwischen Calendly und Bookings ist und fragen uns, warum so wenige Unternehmen Gebrauch von dieser Möglichkeit machen.

Inhalt des Artikels:
Microsoft Bookings
Calendly
NuboFazit
NuboLinks

Du brauchst einen Termin beim Arzt, Friseur, deiner Bank oder einem anderen Unternehmen? Dann wirst du vermutlich auf deren Homepage gehen und entweder dort anrufen, eine E-Mail schreiben oder einen Termin per Kontaktformular vereinbaren.

Im Optimalfall dauert es nur ein paar Minuten und der Termin steht, im Worst Case Szenario dauert es gefühlt Stunden, wenn nicht Tage, bis die Nachrichten beantwortet, die Terminvorschläge hin und hergeschickt wurden und endlich der entsprechende Termin für beide Parteien passt.

Kommt dir das bekannt vor? JA, uns auch! Kostet unendlich viel Zeit und im Jahr 2022 kann es doch so einfach sein. Hier ein paar Argumente für ein Buchungstool:

  • Zeitersparnis für beide Parteien (das wohl beste Argument)
  • Mit wenigen Klicks einen passenden Termin finden
  • Zeit und Datum können individuell angegeben werden, so dass der Buchende nur diese Daten zur Auswahl hat
  • Einfach zu verstehen für Jedermann

Microsoft Booking

Wir beginnen mit Microsoft Bookings Wie der Name schon sagt, gehört Bookings zur Microsoft Familie. Für Nutzer weltweit steht Bookings in folgenden Plänen zur Verfügung: Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Standard, F1, F3, A3, A5, E3 und E5. Zudem ist Bookings auch in Office 365 von 21Vianet betrieben, verfügbar. Ein Tool also, dass das Verwalten und Planen von Terminen vereinfacht, das einen webbasierten Buchungskalender beinhaltet und mit Outlook und Microsoft Teams verknüpft ist.

Da Bookings ein Onlinedienst ist, muss keine App heruntergeladen werden, sondern kann innerhalb der Weboberfläche von Microsoft 365 genutzt werden.

Beim Erstellen eines neuen Buchungskalenders werden zuerst ein paar Unternehmens Fragen gestellt, bevor es an die Eingabe der Daten und Zeiten geht. Die Seite, die die Besucher dann sehen ist individualisierbar mit Logo und den Unternehmensfarben. Das bringt einen professionellen Look und passt zum Rest der Homepage. Bookings kann auch ohne eigene Website genutzt werden, in dem ein Link freigegeben wird, der den Kunden zugesendet werden kann.

Es können mehrere Mitarbeiter hinzugefügt werden, so dass z.B. in einem Beratungsunternehmen, die gewünschte Person ausgewählt wird und dann die Zeiten, in denen diese zur Verfügung steht, zu sehen sind. Nach einer Buchung wird eine automatisierte E-Mail an den Buchenden und das Unternehmen gesendet, mit den notwendigen Infos zur Buchung. In diesem Fall wird in Outlook ein Termin geblockt und der Termin ist sofort sichtbar.

Die App ist sowohl online, als auch mobil verfügbar, was das Verwalten und Organisieren extrem vereinfacht und erleichtert.
Schau dir gerne mal unsere Seite an. So haben wir Bookings integriert.

nuboworkers GmbH Onlinebuchungen für einen Beratungstermin
Screenshot nuboworkers Buchungsseite mit Microsoft Bookings

Laut dem Video und Microsoft kann Bookings auch in die sozialen Medien integriert werden, sollte z.B. eine eigene Website nicht zur Verfügung stehen. Bei uns hat das zwar leider nicht funktioniert, aber vielleicht probierst du es mal aus und schickst uns deine Erfahrung dazu?

Calendly

Kommen wir nun zu Calendly. Wurde 2013 gegründet und ist ein eigenständiges Unternehmen, was bedeutet, dass es nicht wie bei Bookings zu einer großen „Tool-Familie“ gehört, sondern einzeln buchbar ist. Calendly wurde erschaffen, um Menschen das Buchen und Verwalten von Terminen zu vereinfachen und kann auch mit anderen Tools wie Zoom, Google Kalender, etc. verknüpft werden.

Es gibt einmal die Freeversion, die getestet werden kann mit verringerten Funktionen und dann noch 3 weitere Versionen, die ab $8/Monat beginnen (Pricing – Calendly).

Die Oberfläche zum Erstellen von Kalendern ist sehr intuitiv und ermöglicht ein Schnelles Erstellen und Verstehen. Wie bei Bookings ist das Aussehen sehr modern und auch für den späteren Nutzer sehr einfach zu bedienen. Um das Verwalten von Terminen einfacher zu gestalten, können sowohl der Google Kalender, als auch Outlook oder iCloud Kalender verknüpft werden, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Beim ersten Einrichten werden Fragen wie, welcher Kalender soll verknüpft werden, wie soll die URL heißen, und die verfügbaren Zeiten abgefragt. Diese sind natürlich im Nachhinein nochmal änderbar.

Calendly Einrichtung Screenshot

Nach dem 1. Einrichten gelangt man auf diese Seite hier, die in der Standardeinstellung immer auf Englisch ist. Um dies zu ändern, musst du auf Konto -> Kontoeinstellungen -> Profil -> Sprache gehen, um diese zu ändern. In der Freeversion steht dir eine Buchungsvariante zur Verfügung, die du veröffentlichen kannst. Solltest du also mehr wie einen Buchungskalender auf z.B. deiner Website benötigen, brauchst du hier schon die Essentials-Version, die für Einzelpersonen empfohlen wird.

Calendly Dashboard Screenshot

Mit den Ereigniseinstellungen kannst du dein Buchungstool einrichten und anpassen.

Screenshot Calendly Einstellungen

Unter „Ort“ kannst du ebenso verschiedene Dienste verknüpfen, ob das Microsoft Teams, Google Meet, Zoom usw. ist. Dadurch wird direkt ein Termin im jeweiligen Tool erstellt und die Zugangslink generiert. Natürlich kann hier auch „persönliches Meeting“ mit einer Ortsangabe eingetragen werden. Ebenso die Dauer des Termins und ein kurzer Text für den Besucher.

Im nächsten Schritt wird noch gefragt, welche Daten die Besucher angeben müssen, um über Calendly einen Termin zu buchen. Sowie die Möglichkeit den Besucher auf eine „Danke-Seite“ weiterzuleiten.

Screenshot Einstellungen Calendly

Sind alle Daten soweit eingegeben, kann in der Vorschau die Buchungsseite angezeigt und getestet werden, wie in diesem Bild.

Beispiel Nutzeransicht der Buchungsseite

Sollten alle Angaben passen, kann der Link einfach kopiert und versendet oder in die eigene Website mit eingebunden werden und schon kanns losgehen.

Conclusion

Generell ist zu sagen, dass mehr Unternehmen Gebrauch von einem Buchungstool machen sollten, denn die Vorteile in Punkto Zeitersparnis und Aufwand sind einfach enorm.

Beide Tools geben sich nicht viel in der Handhabung. Die Einrichtung ist recht einfach und selbsterklärend dargestellt. Die Verknüpfungsmöglichkeiten bei Calendly sind breiter gefächert, als bei Bookings, was den Einsatz natürlich auch nur auf Microsoft beschränkt. Ist das also nicht vorhanden, macht Bookings auch keinen Sinn. Umgekehrt natürlich genauso.

Bei der Nutzererfahrung liegt unserer Meinung nach Microsoft Bookings vorne, da die Sprache zu jederzeit bei der Ausgewählten bleibt, wohin gegen Calendly immer wieder ins Englische rutscht und es dadurch zu Verwirrungen kommen kann. Ebenso kann Bookings mit Logo und Firmenfarben angepasst werden, was den Look einfach abrundet.

Sollte also kein Microsoft vorhanden sein, was wir persönlich absolut nicht verstehen können 🙂 und die Sprache zweitrangig sein, ist Calendly ein gute Wahl.

Jetzt bist du wieder an der Reihe. Verwendest du ein Onlinebuchungstool oder vergibst du noch klassisch per E-Mail, Telefon, etc. deine Termine?  Wir freuen uns wie immer von dir zu hören per E-MailKontaktformular oder auf Social Media.

Wusstest du, dass du diese Folge ganz einfach mit deinen Freunden teilen kannst? Klicke hier auf den gewünschten Kanal und fertig. Probiere es gleich mal aus.