Einführung von Microsoft Teams ohne Akzeptanzverlust

Microsoft Teams ist aufgrund der derzeitigen Einschränkungen bezüglich COVID 19 eines der beliebtesten Lösungen zur Kommunikation und Kollaboration. Durch die einfache Zugänglichkeit via Web, App auf Smartphone sowie PC lassen sich einfach Konferenzen durchführen und alle Informationen an einem zentralen Ort verarbeiten und dies gemeinsam.

Uns hat COVID 19 überraschend getroffen, viele Firmen hatten sich gerade in Deutschland nicht auf eine Pandemie vorbereiten können und sind somit gezwungenermaßen ins Home-Office gestürzt übergegangen. Dadurch wurde die essenzielle Einführung von MS Teams Microsoft Teams ermöglicht zu jeder Zeit an jedem Ort praktisches Arbeiten im Team. Den Teammitgliedern werden verschiedenste Funktionen bereitgestellt, um die Arbeit möglichst einfach, aber effizient zu gestalten. Hier findet ihr eine Youtube-Playlist mit hilfreichen Schulungsvideos! https://www.youtube.com/watch?v=1TgajOZI_Fg&list=PL5ld_0crDW6-sLq_gSnOLVohA2g-o8jYZ&index=1 Offizielle Microsoft Teams Website... mehr erfahren vernachlässigt denn der zwang schnell eine Lösung zu finden war größer. Bei einer Einführung von Kollaborativen Lösungen und Tools ist es zwingend notwendig den Menschen (Mitarbeitern) einen Anreiz zu schaffen damit die neue Lösung in der breite auch eine Akzeptanz erfährt. Bei MS Teams ist es nicht sofort ersichtlich, dass wir den Menschen motivieren und begleiten müssen bei der Einführung eines kollaborativen Mediums.

Was macht MS Teams hier anders, viele Funktionen in MS Teams stellen die bestehenden Unternehmensstrukturen vor enorme Herausforderungen. Meetings finden nicht zwingend mehr in physischen Räumen statt, sondern in virtuellen. Informationen und Dokumente werden nicht mehr auf einen Netzlaufwerk zur Verfügung gestellt, sondern stehen in Dokumentbibliotheken mittels Teams Kanälen zur Verfügung. Über die teilen Funktion können nun Informationen über Grenzen hinweg geteilt werden und stehen damit auch Externen zur Verfügung. Der bedarf sich mit der Technik auseinander zu setzen, steigt mit dem Interesse jedoch ist noch nicht allen bewusst welchen weiteren Umfang MS Teams mit sich bringt.

Es macht sich schnell Unmut breit bei weniger technisch versierten Mitarbeitern die sich überfordert fühlen. Oft stellen sich diese Mitarbeiter die Frage: Wieso muss ich dies auch noch lernen, ich beherrsche doch gerade Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren?
Unternehmen sollten schnell Workshops und Schulungen zu MS Teams anbieten. Es bedarf an Multiplikatoren die Technik Affin sind und gewisse Softskills mitbringen im Veränderungsmanagement. Denn der Mitarbeiter hat nicht immer den bedarf sich in neue Tools einzuarbeiten, daher müssen Anreize geschaffen werden und Hürden überwunden. Es ist hilfreich Key User zu benennen die als Ansprechpartner für andere Mitarbeiter dienen und regelmäßige Workshops oder Meetings durchführen, um herauszufinden ob Probleme im Umgang mit MS Teams existieren und dies mittels Schulungen und Coachings zu lösen. Sobald Probleme eintreten, sollten diese zügig behoben werden und anschließend über den Erfolg kommunizieren. Wenn einfache dinge nicht funktionieren droht schnell ein Verlust an Motivation mit MS Teams zu arbeiten und die Akzeptanz sinkt.

Der Mitarbeiter darf sich nicht gezwungen fühlen MS Teams zu nutzen, sondern sollte sanft daran gewöhnt werden. Durch eine regelmäßige Nutzung von MS Teams, werden Mitarbeiter mit den Möglichkeiten idealerweise ständig konfrontiert und es entsteht eine gewisse Resilienz im Umgang mit den neuen Arbeitsweisen. Sobald die Nutzung steigt, sollten alternative Möglichkeiten der Kommunikation und Kollaboration vermieden werden. Es ist hierbei wichtig klare Kommunikations-Regeln zu definieren im Umgang mit MS Teams sowie der Bereitstellung von Informationen. Sobald Besprechungen oder dass teilen von Information ausschließlich über MS Teams stattfinden, haben Sie einen großen mehrwehrt geschaffen der auch zu einer größeren Akzeptanz führt.
Wenn der Nutzen für den Mitarbeiter nicht im Vordergrund steht, helfen all diese Adaptiven Maßnahmen nichts. Idealerweise stellen wir den Mitarbeiter in seiner Rolle in den Mittelpunkt und fokussieren uns auf den Nutzen, den der Mitarbeiter in seinem täglichen Arbeiten mit MS Teams erfährt. Stellen Sie sich vor, wir machen MS Teams, aber keiner geht hin? Sobald die Mitarbeiter keinen Mehrwert erkennen, werden sie das Tool gar nicht oder nur halbherzig annehmen.
Bei einer Einführung von MS Teams müssen wir auch den Datenschutz sowie die Sicherheit von Informationen beachten. Fragen die dabei aufkommen sind: Wo liegen die Daten? Wer hat darauf Zugriff? Wie sicher ist dies?

MS Teams speichert die Daten im Microsoft 365 Tenant, diese werden dort im SharePoint SharePoint ist die Intranetlösung von Microsoft. SharePoint Online SharePoint online (SPO)  ist in der Regel in deinem Microsoft 365-Abonnements enthalten, kann aber auch direkt erworben werden. SharePoint Online hat den Vorteil, dass kein eigener Server betrieben werden muss, es fehlen jedoch die Anpassungsoptionen einer selbst gehosteten Installation von SharePoint.SharePoint-Online ist zwar auf Kernfunktionen im Bereich der Zusammenarbeit, des Dokumenten- und Content-Managements sowie... mehr erfahren und in weiteren Speicherorten hinterlegt. Zusätzlich werden noch weitere Daten von Microsoft erhebt die ein Nutzerverhalten aufzeigen könnten. Viel wichtiger ist aber die Frage welche Daten sollen in MS Teams überführt werden. Auch hier sollten fragen geklärt werden wie: Sollen hier Personal Daten verarbeitet werden. Was ist mit Finanzdaten? Etc. Hierbei empfiehlt es sich die Datenschutz Bestimmung von Microsoft 365 genauer anzuschauen, um den Mitarbeitern auch einen Rechtlichen Rahmen zu geben in dem Daten verarbeitet werden dürfen.
Der Rollout von MS Teams sollte in kleinen Wellen erfolgen. Zu beginn benötigt es nur eine Lizenz die der Mitarbeiter zugewiesen bekommt, jedoch sollte der Mitarbeiter auf die Möglichkeiten aufmerksam gemacht werden und dass Tool für sich als Mehrwert anerkennen. Am besten gewöhnen wir den Mitarbeiter langsam an die neuen Möglichkeiten und schalten einzelne Funktionen in kleinen Wellen nacheinander frei.
Die Einführung von MS Teams zeigt, dass sich Unternehmen dabei durchaus Gedanken machen müssen, um erfolgreich eine solide Durchdringung zu erreichen damit diese nicht scheitert.