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External Sharing – Datenfreigabe an externe Benutzer aus OneDrive & SharePoint

Wähle die Datei oder den Ordner aus welchen du teilen willst und klicke auf Teilen:

So startest du den Teilen-Vorgang

Folgende Optionen stehen dir beim Teilen an externe Benutzer zur Verfügung:

Jede Person dem du den generierten Link schickst kann die Datei öffnen. Zusätzlich kannst du ein Ablaufdatum definieren, ein Kennwort definieren bei Bedarf und den Download blockieren sodass nur eine Ansicht im Browser möglich ist.
Der externe Gast benötigt kein Microsoftkonto, um die Datei anzeigen zu können!

Wählen nach dem Teilen die Option “Jeder mit dem Link”

2. Bestimmte Personen

Wenn du diese Funktion auswählst wir das Teilen an eine bestimmte E-Mail gestartet.

Teilen an “Bestimmte Personen”

Wähle “Bearbeiten zulassen” um externen Personen den Schreibzugriff auf die Datei zu gewähren. Auch in dieser Sharingoption kann das Downloaden der Datei blockiert werden.

Falls der externe Benutzer nicht über ein Microsoft Konto verfügt, kann er ein Passcode verwenden, um sich zu authentifizieren. Der Gast braucht also auch keine Lizenz, um die Datei anzuzeigen!

Nach der Auswahl der jeweiligen Sharingoption kann der Link über folgende Wege geteilt werden:

  1. Per E-Mail inklusive Nachricht versenden. Microsoft versendet die E-Mailnachricht an den Gast inklusive deiner Nachricht.
  2. Link kopieren: hierbei wird der Linkkopiert und du kannst diesen auf deine Art weitergeben.
  3. Outlook im Web wird im Browser gestartet, um eine Mail mit dem Link zu versenden. Hierbei bist du selbst der Absender der Nachricht und nicht Microsoft.
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