Microsoft Teams im Zusammenspiel mit anderen Microsoft-365-Diensten

Microsoft Teams baut auf verschiedenen Microsoft-365-Diensten auf oder kann mit diesen zusammenarbeiten. Ich habe die einzelnen Dienste an verschiedenen Stellen in diesem Buch bereits erwähnt, möchte hier aber noch einmal kurz ihr Zusammenspiel darstellen.

Dokumentenmanagement

Microsoft Teams selbst verfügt über keine Dateiablage, sondern verwendet hierfür entweder OneDrive oder SharePoint:

  • SharePoint: SharePoint bietet Ihnen eine zentrale Dokumentenablage für Ihr Team. Hier können Sie neue Dokumente und Ordner erstellen oder mittels Drag-and-drop Dateien, die bereits an anderen Orten gespeichert waren, in die Ablage kopieren. Die Dokumente in der Ablage können jederzeit von allen Teammitgliedern gelesen und bearbeitet werden. Darüber hinaus können Sie bei SharePoint Prozesse unterstützen (beispielsweise eine Genehmigung bestimmter Dokumente) sowie granulare Berechtigungen für einzelne Ordner oder Dateien einrichten.
  • OneDrive: Bei OneDrive handelt es sich um Ihre persönliche Dateiablage. Anstelle einer lokalen Verwaltung auf Ihrem PC können Sie Dateien wie beispielsweise Ihre persönlichen Notizen in OneDrive speichern und damit auch von anderen Rechnern aus auf die Informationen zugreifen. Darüber hinaus können Sie bei Bedarf ausgewählte Kollegen zum Zugriff auf eine bestimmte Datei oder einen Ordner berechtigen. Diese Option wird bei jedem persönlichen Chat oder Gruppenchat in Microsoft Teams verwendet.

Der Speicherort wird somit nicht explizit von Ihnen als Anwender gewählt, sondern hängt davon ab, wo Sie sich gerade im Tool befinden. Da Sie aber an einigen Stellen Menüpunkte zu den beiden Diensten finden und ggf. auch außerhalb von Microsoft Teams auf die Informationen zugreifen möchten, sollten Sie die Zusammenhänge kennen.

Aufgabenmanagement

In Teams selbst wird Ihnen keine Aufgabenverwaltung angeboten. In der Regel werden Sie innerhalb eines Teams Planner nutzen. Sie können allerdings auch weitere Cloud-Dienste, z. B. Azure DevOps oder JIRA, in Ihr Team integrieren und so die gemeinsame Bearbeitung von Projekten unterstützen.

Bei Planner arbeiten Sie mit einem Aufgaben-Board, das Sie an die Bearbeitungsschritte Ihrer Prozesse anpassen können. Außerdem können Sie mit Planner alle Ihnen persönlich zugewiesenen Aufgaben auf einen Blick einsehen, und zwar unabhängig davon, von wo Ihnen diese Aufgabe zugewiesen wurde.

Während Planner für die Aufgaben innerhalb eines Teams gedacht ist, kennen Sie To Do vielleicht als den Dienst für Ihre persönlichen Aufgaben. Sie können To Do auch aus Outlook heraus erreichen, und Sie können sogar sämtliche Aufgaben (aus Planner und To Do) aus Microsoft Teams heraus zentral aufrufen.

Wissensmanagement

Zusätzlich zu dem Austausch von Informationen sowie zur Bearbeitung von Aufgaben über eine gemeinsame Plattform ist Wissensmanagement für die einzelnen Teams sowie für das gesamte Unternehmen relevant, um dauerhaft wirtschaftlichen Erfolg erzielen zu können. In Microsoft 365 werden verschiedene Dienste zur Unterstützung angeboten:

  • Teams: Einem Team in Teams wird ein Wiki zur Verfügung gestellt. Hier können Sie Erkenntnisse in unstrukturierter Form dokumentieren und nach Bedarf in Seiten und Abschnitte unterteilen.
  • SharePoint: SharePoint bietet Ihnen ebenfalls die Möglichkeit, Ihr Wissen in Form eines Wikis oder als Neuigkeiten (mit Titel, Bildern und Text) mit Ihren Kollegen zu teilen. Auf Wunsch können Sie auch in einem Kommentarbereich untereinander diskutieren und sich auf diese Weise zu einem Thema austauschen.
  • Stream: Während Sie bei den übrigen Tools auf eine schriftliche Form des Wissensmanagements beschränkt sind, stellt Stream Ihnen die Möglichkeiten einer Videoplattform zur Verfügung. Sie können z. B. Besprechungen aus Teams aufzeichnen und in Stream zur Verfügung stellen. Auch Videos, die mit anderen externen Tools erstellt wurden, können hochgeladen und mit den Kollegen geteilt werden. In der Praxis hat es sich bewährt, Themen in Form eines Videos von ca. fünf bis zehn Minuten zu erläutern. Im Rahmen der Einführung einer Collaboration-Plattform können so z. B. die wesentlichen Änderungen und neuen Funktionen erklärt werden. Für den einzelnen Mitarbeiter stellt das eine große Hilfe in der Übergangsphase dar.
  • Delve: Bei Delve handelt es sich primär um Ihre persönliche Profilseite. Hier können Sie angeben, mit welchen Themen Sie sich gerade beschäftigen und über welche Expertise Sie verfügen. Vorausgesetzt, die Mehrheit der Mitarbeiter pflegt diese persönlichen Informationen, kann über Delve auch eine Expertensuche durchgeführt werden. Je nach Unternehmensgröße kennen Sie nicht alle Kollegen und können so relativ einfach einen Ansprechpartner für ein bestimmtes Thema finden. Wichtig ist hierbei, dass diese Informationen freiwillig von dem jeweiligen Mitarbeiter angegeben werden.
  • Forms: Mit Forms können Umfragen und Quiz erstellt werden. Auch wenn es sich dabei nicht um die Dokumentation von Wissen handelt, so möchte ich den Dienst an dieser Stelle erwähnen, denn Sie können über eine Umfrage oder ein Quiz eine spielerische Komponente in Ihr Wissensmanagement integrieren. Außerdem wird Forms von Microsoft Teams für den Bildungssektor verwendet.
  • Yammer: Yammer bietet Ihnen ähnlich wie Teams die Möglichkeit, Ihre Kommunikation innerhalb verschiedener Gruppen bzw. Teams zu organisieren. Der Fokus liegt jedoch eindeutig auf dem unternehmensweiten Informationsaustausch und der Vernetzung von Menschen. In der Praxis hat sich Yammer zur Unterstützung eines Unternehmensnetzwerks bewährt. So finden sich Mitarbeiter aus unterschiedlichen Organisationseinheiten zu bestimmten Themen zusammen, während sie sich – je nachdem, wie groß ein Unternehmen ist – ohne den Einsatz von Yammer überhaupt nicht kennengelernt hätten und sich somit auch nicht untereinander hätten austauschen können.

Die Teamkonstellation sowie die für die generelle Teamarbeit bereits ausgewählten Tools können entscheidend dafür sein, ob Sie für das Wissensmanagement beispielsweise Teams oder SharePoint einsetzen. Stream ist für die Wissensvermittlung aktuell zwar objektiv betrachtet die beste Option, allerdings muss eine Videoplattform auch zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Falls Sie beispielsweise Hemmungen haben, ein Video zu erstellen, in dem Sie selbst vorkommen (Ton und/oder Bild), so werden Sie diese Möglichkeit nicht oder nur selten nutzen. Außerdem müssen Sie bei dem Einsatz einer Videoplattform auch klären, wie Sie damit umgehen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder ab sofort nicht mehr möchte, dass in Stream Videos für andere Personen zugänglich sind, in denen er auftaucht. Aktuell können Sie nicht direkt ermitteln, in welchen Videos eine bestimmte Person vorkommt.

Geschäftsprozesse

Zur Unterstützung der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen können z. B. Teams, SharePoint und Planner genutzt werden. Für die Unterstützung Ihrer in- dividuellen Prozesse werden Sie darüber hinaus vielleicht die folgenden Tools interessant finden, die Sie in Teams integrieren können:

  • Power Automate: Mit Power Automate können Sie Prozesse realisieren, z. B. einen Genehmigungsprozess für bestimmte Dokumente inklusive anschließender digitaler Unterzeichnung oder einen automatischen Statuswechsel sowie eine Benachrichtigung bestimmter Personen. Die Stärke von Power Automate besteht einerseits in der grafischen Konfigurationsmöglichkeit und andererseits in der großen Auswahl an Systemen, die Sie miteinander verbinden können. Für Ihre Kollegen aus dem Marketing können Sie z. B. auf Twitter das Stimmungsbild für eine bestimmte Marketingkampagne einfangen, diese Informationen aufbereiten und die Kollegen über Teams oder Yammer benachrichtigen.
  • Power Apps: Für die Prozessunterstützung ist die Möglichkeit mobil durchführbarer Arbeitsschritte ein wichtiger Faktor. Prozesse können beschleunigt werden, wenn beispielsweise die Genehmigung eines Urlaubsantrags direkt über das Smartphone erfolgen kann. Mit Power Apps können Sie diese Art von mobiler Unterstützung für ausgewählte (Teil-)Prozesse anbieten.
  • Power Virtual Agents: Mit Power Virtual Agents können Sie Chat-Bots erstellen. Diese digitalen Assistenten können beispielsweise eine FAQ-Liste ablösen und bieten eine interaktive Möglichkeit für Sie und Ihre Kollegen, Antworten auf bestimmte Fragen zu finden oder einen bestimmten Geschäftsprozess zu starten (z. B. einen in Power Automate erstellten Flow). Im Bereich der Prozessunterstützung kann Power Virtual Agents auch eingesetzt werden, um schnell bestimmte Informationen aus verschiedenen Geschäftsanwendungen abzurufen oder auch Prozesse auszulösen oder fortzuführen, ohne dabei die entsprechende Anwendung selbst aufrufen zu müssen.
  • Dynamics 365: Dynamics 365 stellt die Prozessplattform innerhalb der Microsoft-365-Welt dar. Sie können auf den standardmäßig angebotenen Lösungen für unterschiedliche Geschäfts- und Unterstützungsprozesse aufbauen und diese bei Bedarf an Ihre Anforderungen anpassen. Als Tools kommen dabei u. a. auch Power Automate und Power Apps zum Einsatz.

Da Sie vielleicht kein Dynamics 365 einsetzen (werden), möchte ich an dieser Stelle jedoch betonen, dass Sie Power Automate und Power Apps auch in Kombination mit SharePoint und Teams einsetzen können, um so die für die Teamarbeit relevanten Prozesse möglichst optimal zu unterstützen.

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