Werkzeugverwaltung mit Microsoft Power Apps einfach gemacht

Microsoft Power Apps ist das Schweizer Taschenmesser für einfache & effektive Geschäftsanwendungen. Durch die bestechenden Vorteile der Verfügbarkeit innerhalb der Microsoft 365 Umgebung und mit Low Code als Backbone von Power Apps ermöglicht es jedem Anwender eigene Anwendungen für Herausforderungen im (Geschäfts-) Alltag. Ein enormes Potenzial, dass es Geschäfts-, Fach- und Prozessexperten ermöglicht Lösungen für Probleme zu schaffen, die zu 100 % auf Ihre Anforderungen passen.

In diesem Blogbeitrag möchte ich Euch ein aktuelles Projekt meines Unternehmens, der EinfachMachen GmbH, vorstellen und zeigen, wie schnell & effektiv Herausforderungen in Unternehmen mithilfe von Low Code  / Power Apps gelöst werden können und somit großen Mehrwert für die Organisation stiften.

Ausgangsituation – Aktuelle Werkzeugverwaltung

Das Unternehmen, für das wir diese Lösung realisieren beschäftigt circa 100 Mitarbeiter*innen im Sektor der Gebäudetechnik, mit Fokus auf die Gewerke Sanitär, Heizung, Lüftung & Elektro, und ist somit dem Handwerk zuzuordnen.
Von einem einfachen Rohrschneider über Akkupressen zum verpressen von Rohrleitungen bis hin zu hochpreisigen Rohrkameras, die eine beträchtliche Summe in der Anschaffung kosten, unterhält das Unternehmen einen umfangreichen Pool an Werkzeugen, um seine Dienstleistungen zu erbringen.
Aktuell befinden sich circa 1.000 Werkzeuge im Werkzeugpool.
Das Unternehmen nutzt bereits eine Softwarelösung, um den umfangreichen Werkzeugpool zu verwalten, die jedoch einige Schwachstellen aufweist, die es zunächst zu klären galt. Darin bestand für uns der erste Schritt, bevor ein Design, eine prototypische App oder eine Datenbank erstellt wurde. Also: Auf ein Schnack mit dem Monteur!

Abbildung 1 – Tag eines Mitarbeiters

Step 1 – Auf ein Schnack mit dem Monteur

Go and see for yourself to thoroughly understand the situation (genchi genbutsu) – Jeffrey K. Liker

Im Verlauf meines Masterstudiums hatte ich die Möglichkeit die Grundprinzipien des Toyota Production Systems (TPS) kennenlernen und anwenden zu dürfen. Diese Prinzipien faszinieren mich seitdem und wir versuchen sie in unsere Produktionsprozesse, wie zum Beispiel die Entwicklung von maßgeschneiderten Power Platform Lösung, zu integrieren.

Einer der ersten Schritte der Anforderungsaufnahme besteht für uns aus diesem Grund in der Regel darin sich mit den späteren Endnutzern über die aktuelle Situation auszutauschen, herauszufinden, was mit der aktuellen Lösung gut funktioniert, wo Optimierungspotenziale bestehen und wie der Prozess um die später zu entwickelnde Lösung herum ausschaut.
In den Gesprächen mit den Monteuren ergaben sich einige Herausforderungen mit der aktuellen Werkzeugverwaltung.

Am stärksten ins Gewicht fielen dabei die folgenden Punkte:

1.Der Prozess für den Ent- und Verleihvorgang ist momentan zeitaufwendig.Alle Mitarbeiter*innen tragen an ihrem Schlüsselbund einen sogenannten „Tag“. Auf diesem NFC-Tag sind Informationen zu Ihrem Benutzer in der aktuellen Werkzeugverwaltungsoftware gespeichert. Dazu wird ein weitere NFC-Chip auf jedem Werkzeug angebracht, der die ID beziehungsweise Werkzeugnummer speichert und es ermöglicht das Werkzeug in der Software zuzuordnen.

Will ein Mitarbeiter ein Werkzeug ausleihen, sind dafür folgende Schritte notwendig:

1) Mitarbeiterin muss die Smartphone App öffnen
2) Mitarbeiterin muss sich mit seinem Tag in der Anwendung anmelden
3) Mitarbeiterin wird identifiziert von der Anwendung
4) Mitarbeiterin muss das Werkzeug scannen, indem er das Endgerät an den NFC-Tag, der auf dem Werkzeug befestigt ist hält
5) Werkzeug wird von der Software erkannt
6) Mitarbeiter*in kann das Werkzeug ausleihen

Abbildung 2 Werkzeug mit altem NFC-Tag (rechts) und neuem QR-Code (links)

Je nachdem, ob der NFC-Tag sofort erkannt wird oder eventuell mehrfach gescannt werden muss, dauert der Vorgang pro Werkzeug im Schnitt 45 – 70 Sekunden. Leihen Mitarbeiter*innen 10 Werkzeuge aus, dauert dieser Vorgang also im besten Fall 7:30 Minuten, was ein hoher Zeitaufwand für einen kleinen Prozess ist.

  1. Werkzeuge werden unregelmäßig „getagged“. Da der Zeitaufwand für den Verleihvorgang relativ hoch ist, gehen Mitarbeiterinnen, vor allem wenn Werkzeuge nur für einen kurzen Einsatz von wenigen Stunden gebraucht werden, hin und wieder die Abkürzung und entnehmen das Werkzeug, ohne dies in der Werkzeugverwaltung zu erfassen. Die Mitarbeiterinnen im Lager haben dadurch weniger Transparenz über die Einsatzorte sowie vorhandene und entliehene Werkzeuge
  2. Werkzeuge können nicht übertragen werden. Wenn Mitarbeiterinnen beispielsweise eine Urlaubsvertretung für andere Mitarbeiterinnen machen, müssen diese Werkzeuge auf die Vertretung gebucht werden. Ein einfaches „Überschreiben“ der Werkzeuge auf die Vertretung ist mit der aktuellen Lösung nicht möglich. Die Mitarbeiter*innen müssen für jedes Werkzeug den unter 1. beschriebene Prozess zwei Mal durchlaufen (1x für das zurückgeben der Werkzeuge & 1x für das erneute Ausleihen der kurz vorher zurückgegebenen Werkzeuge)
  3. Lizenzkosten für die Werkzeugverwaltung. Der Kunde nutzt bereits Power Apps Lösungen für andere Geschäftsanwendungen und baut Mitarbeiter*innen intern auf, die das Thema Power Platform strategisch vorantreiben sollen. Neben dem Microsoft 365 Abonnement fallen durch die aktuelle Werkzeugverwaltung noch zusätzliche Lizenzkosten sowie Kosten für die Beschaffung von NFC-Tags an. Kosten, die den Kunden zum Nachdenken brachten „Können wir das nicht mit Power Apps besser, schneller und auch günstiger lösen?“

Step 2 – Was muss die neue Lösung können?

Nachdem wir die aktuellen Herausforderungen mit der bestehenden Lösung zusammen mit den Monteuren und den Mitarbeiter*innen im Lager identifiziert hatten, ging es darum die Anforderungen für eine Umsetzung mit Microsoft Power Apps zu definieren. Dabei wurden im Wesentlichen die folgenden Anforderungen als User Stories an die Smartphone-Anwendung definiert:

IDUser StoryPriorität
US 1Als Monteur muss ich Werkzeuge durch den Scan eines QR Codes ausleihen, rückgeben und übergeben können, mit maximal drei Klicks und in unter 10 Sekunden pro Werkzeug, um sicherzustellen, dass immer alle Standorte und Einsätze von Werkzeugen erfasst werden.1
US 2Als Monteur muss ich Werkzeuge über eine Werkzeugliste ausleihen, rückgeben und übergeben können, mit maximal drei Klicks und in unter 15 Sekunden pro Werkzeug, um sicherzustellen, dass immer alle Standorte und Einsätze von Werkzeugen erfasst werden.1
US 3Als Monteur muss ich einsehen können welche Werkzeuge ich aktuell ausgeliehen habe, um einen Überblick über meinen eigenen Werkzeugbestand zu erhalten.2
US 4Als Monteur muss ich ein Werkzeug von einem anderen Mitarbeiter anfordern können, um ein von einem anderen Mitarbeiter ausgeliehenes Werkzeug ausleihen zu können.2
US 5Als Monteur muss ich eine Benachrichtigung erhalten, wenn mir ein Werkzeug übergeben wurde, damit ich prüfen kann, ob dieses Werkzeug mir wirklich in dem dokumentierten Zustand übergeben wurde.2
US 6Als Monteur muss ich in einer Verleihhistorie nachvollziehen können, wer wann und wo welches Werkzeug ausgeliehen, zurückgegeben oder übergeben hat, um Rückfragen zum Werkzeug mit dem richtigen Ansprechpartner klären zu können.3

Step 3 – Sketch & Review

Im nächsten Schritt ging es für an das Sketchen & Wireframen der Anwendung. Diesen Schritt bauen wir immer in Projekte ein, damit wir Nutzer*innen eine Oberfläche präsentieren können, bevor eine Zeile Code geschrieben wird. Zudem können wir frei von der Power Apps Entwicklungsumgebung designen, was unserer Auffassung nach auch nochmal Kreativität und freie Entfaltung fördert. Wir sind zwar keine Designer mit besonderer Fachkenntnis aber der Input unserer Nutzer ist an dieser Stelle ebenfalls sehr sinnvoll, weshalb wir gerne einzelne Bildschirme vorstellen oder auch gemeinsam mit ihnen entwerfen. Für die Smartphone-Anwendung wurden 11 Sketches / Bildschirme erstellt, die schemenhaft unterhalb dargestellt werden.

Abbildung 3 -Sketches zur Werkzeugverwaltung mit Power Apps

Step 4 – 1,2,3 Power App gebaut

Nun kann es los gehen! Nach ein paar wenigen aber effektiven Terminen mit unseren Nutzer*innen haben wir damit begonnen die Power App zu bauen. Das Ergebnis stelle ich im nächsten Punkt vorher. Davor möchte ich gerne noch ein paar Worte zum dahinterliegenden Datenmodell verlieren.
In Abstimmung mit dem Kunden haben wir uns dazu entschieden mit SharePoint als primäre Datenquelle für die Power App zu arbeiten. Dass SharePoint einige Nachteile mit sich bringen kann, vor allem im Kontext eines relationalen Datenmodells, war uns bei dieser Abwägung bewusst, jedoch Gewann bei einer Kosten-Nutzen-Abwägung SharePoint das Rennen und die dahinterliegenden Datenquellen und -mengen sind überschaubar, dass eine Realisierung mittels SharePoint unproblematisch ist. Für den Werkzeugstamm wird ein Zuwachs von etwa 10% – 15% pro Jahr angenommen. Mittelfristig wird dieser Stamm also nicht deutlich über 3.000 Werkzeuge wachsen, was mit SharePoint abbildbar ist. Für das Journal, in dem die Verleihvorgänge erfasst werden, wurden die Zahlen der aktuellen Werkzeugverwaltung angenommen. Täglich finden in etwa 30 Verleihvorgänge statt. Bei einer fünf Tage Woche sind das zwischen 7.000 – 8.000 Datensätze pro Jahr. Eine Datenmenge, die mit SharePoint ebenfalls abbildbar und verwaltbar ist.

Eine vereinfachte Darstellung des grundlegenden Datenmodells wird unterhalb dargestellt.

Abbildung 4 – Schematische Darstellung des Datenmodells für die Power Apps Werkzeugverwaltung

US 1 – Werkzeuge in 3 Klicks mit QR Code Scan leihen

Besonders hohe Priorität hat die User Story 1 erhalten, weil vor allem der Zeitaufwand des Verleihvorgangs in der Anforderungsaufnahme als eine der größten Herausforderungen angeführt wurde. Während wir damit beschäftigt waren, die Power Apps Lösung zu entwickeln, haben die Mitarbeiter*innen im Lager sämtliche Werkzeuge mit QR-Codes versehen, die eine ID des Werkzeugs enthalten, sodass wir später den Barcode Scanner von Power Apps nutzen konnten, um einen

Abbildung 5 – Neue Werkzeugbeschriftung mit QR Code sowie Bezeichnung und TAG-Nr.

einfachen Verleihvorgang zu ermöglichen.
Die Aufkleber wurden mehrfach je Werkzeugen oder Werkzeugkoffern angebracht, sodass sie egal in welcher Position sofort gescannt werden können. Darüber hinaus wurden, sollte ein QR Code mal nicht mehr lesbar sein, die Tag-Nr. sowie die Bezeichnung des Werkzeuges auf den Aufkleber gedruckt, damit Mitarbeiter*innen die Möglichkeit haben ein Werkzeug auch über die Werkzeugliste (US 2) zu suchen.

Starten Nutzerinnen die Power App so gelangen sie zunächst auf einen Startbildschirm. Von diesem Bildschirm aus können Werkzeuge über den Button „Scan“ direkt gescannt werden. Eine Anmeldung entfällt, da die Nutzerinnen ohnehin in der Power Apps App über Ihre Microsoft 365 Credentials angemeldet sind. Tippen Nutzer*innen den Button „Scan“, so wird der Barcodescanner von Microsoft Power Apps gestartet und ein beliebiges Werkzeug kann gescannt werden. Je nach

Abbildung 7 – Startseite von Tool Tag
Abbildung 6 – Scanvorgang in Power Apps

aktuellem Verleihstatus kann das Werkzeug von den Nutzerinnen dann ausgeliehen, zurückgegeben oder an Kolleginnen übergeben werden.

Wählt der Nutzer den Button „Weiter zu Tool Tag“ gelangt er zur Werkzeugliste (US 2)

US 2 – Werkzeuge über eine Liste ausleihen

In der Werkzeugliste haben die Nutzerinnen verschiedene Such- und Filtermöglichkeiten, um nach dem gewünschten Werkzeug zu suchen. Um die Lücke zwischen der umgangssprachlichen Bezeichnung in der Praxis und der Bezeichnung laut Hersteller zu schließen, wurden in der Entwicklungsphase der Werkzeugverwaltung Schlagworte von den Nutzerinnen gesammelt, die als „Tags“ den Werkzeugen zugewiesen wurden. So kann den Nutzerinnen eine bessere Sucherfahrung zur Verfügung gestellt werden und trotzdem können die Mitarbeiterinnen im Lager weiterhin die technischen Herstellerbezeichnungen verwenden. Datenbankseitig wurde hierfür dem Werkzeugstamm eine weitere Spalte „Suchbegriffe“ hinzugefügt, auf die die Suchfunktion in Power Apps, neben anderen Spalten, zugreift und den Nutzerinnen passende Werkzeuge zurückgibt. Es werden verschiedene Informationen in der Listensicht ausgegeben, die in Abstimmung mit den Nutzern selektiert wurden. Besondere Bedeutung hat hierbei die Werkzeugnummer / Tag-Nr. und der Lagerort. Tippen Nutzerinnen auf einen der Datensätze, gelangen sie zu einer Detailansicht.

Abbildung 11 – Werkzeugliste

US 2, 4, 6 – Werkzeuge ausleihen, Anforderung & Verleihhistorie einsehen

Über den Werkzeugdetailbildschirm können Nutzer*innen ebenfalls den Verleihvorgang anstoßen und sehen außerdem Detailinformationen zu Werkzeugen. Im oberen Bereich werden später Fotos und Dokumente angezeigt werden, die einen Werkzeugdatensatz als Anlagen zugeordnet werden. So haben Nutzer*innen die Möglichkeit Werkzeuge auf Vollständigkeit zu prüfen oder zum Beispiel ein Datenblatt oder eine Bedienungsanleitung als Dokument abzurufen.

Darüber hinaus wurde auf diesem Bildschirm die User Story 4, das Anfordern eines Werkzeuges von Kolleg*innen realisiert. Tippen die Nutzer*innen auf den Telefonhörer-Icon, erscheint ein Pop-Up. Über dieses kann entweder der aktuelle Entleiher mit einer kurzen Nachricht per E-Mail kontaktiert werden, was mit dem Outlook-Connector realisiert wurde, oder aber den aktuellen Entleiher direkt anrufen aus der Power App heraus. Die Kontaktinformationen, wie beispielsweise die Telefonnummer eines Entleihers, werden über den Office 365 Users Connector bezogen.

Zu guter Letzt haben die Nutzerinnen noch die Möglichkeit über das Uhr-Icon die Verleihhistorie einzusehen, womit die User Story 6 umgesetzt wurde. Zudem können Nutzerinnen Kommentare zu einem Werkzeug hinzufügen, die ebenfalls in der Historie angezeigt werden und neue Suchbegriffe für Werkzeuge hinzufügen, um diese noch besser in der Suche auffindbar zu machen.

US 3 – Meine Werkzeuge einsehen können

Kommen wir vor dem Fazit zum letzten Bereich in der App. Unter „Meine Werkzeuge“ haben die Nutzerinnen schließlich noch die Möglichkeit einzusehen, welche Werkzeuge seit wann von Ihnen ausgeliehen wurden oder können die Werkzeuge über diesen Bereich auch direkt zurück- oder übergeben an andere Nutzerinnen. Damit wurde die User Story 3 realisiert.

Fazit

Fassen wir zum Schluss noch einmal die wesentlichen Punkte dieses Projektes zusammen

Was hat es gebracht?

Werfen wir ein Blick auf den eingangs erläuterten Herausforderungen, so konnten wir zusammen mit dem Unternehmen einige Verbesserungen zum Ist-Zustand erreichen:

  1. Den vorher zeitaufwendigeren Prozess von sechs Schritten zum Ausleihen eines Werkzeugs, konnten wir mit Power Apps auf drei Schritte reduzieren.

Die Nutzer*innen können mit 3 Klicks & in unter 10 Sekunden Werkzeuge ausleihen

  1. App öffnen
  2. Scannen tippen
  3. Ausleihen tippen
  1. Die Quote der nicht getagged Werkzeuge ist eine wesentliche Kennzahl für die Erfolgsmessung. Die Lösung befindet sich aktuell noch in der erweiterten Testphase aber schon jetzt lässt sich anhand der Nutzung erkennen, dass Mitarbeiter*innen motivierter sind die Werkzeuge auch für kurze Einsätze zu erfassen, weil es für sie kein Overhead mehr darstellt und wirklich schnell geht.
  2. Mit der Power Apps Lösung können Werkzeuge auf einfachem Wege übertragen werden. Übernimmt die Urlaubsvertretung also eine Baustelle,können mit der Anwendung die Werkzeuge einfach auf neue Nutzer*innen geschrieben werden. Das Überschreiben aller Werkzeuge gleichzeitig ist aktuell eine neue Anforderung aus dem Testing.
  3. Sobald die Power Apps Werkzeugverwaltung in die produktive Nutzung geht, können die Lizenzkosten für die aktuelle Werkzeugverwaltung eingespart werden. Da ausschließlich Standard-Connectoren für die Anwendung verwendet wurden, entstehen für unseren Kunden keine zusätzlichen Lizenzkosten bei Microsoft.

Was braucht es für diese Lösung?

Man nehme:

  • 1 x handvoll motivierte Nutzer*innen
  • 6 x konkrete und wirklich wichtige Anforderungen
  • 4 x SharePoint Listen
  • 1 x Outlook Connector
  • 1 x Office 365 Users Connector
  • 1x motivierten Power App Entwickler

Was nehmen wir mit?

Abschließend möchte ich nochmal ein paar Learnings präsentieren, die wir aus diesem Projekt mitgenommen haben

  1. Go & See for yourself – Das „hinsetzen” mit den Nutzer*innen hatte hohen Mehrwert und führt gleichzeitig zu Akzeptanz bei den Nutzer*innen, denn es ist jetzt Ihre App. Sie haben Ihr Wissen einfließen lassen, was zu hoher Akzeptanz und Verantwortung für die App führt.
  2. Fokus – Im Kontext der Anforderungsaufnahme kann es schnell passieren, dass ein bunter Blumenstrauß von Anforderungen entsteht. Ohne Priorisierung ist allesgleich wichtig. In Abstimmung mit den Nutzer*innen zu priorisieren hat für Fokus geschaffen.
  3. Keep it simple – Sowohl die technische Umsetzung der Power App, als auch die dahinterliegende Datenquelle ist keine Raketenwissenschaft. Mit Power Apps lassen sich große Herausforderungen mit sehr einfachen, aber effektiven Mitteln lösen und das ist es, was daran so viel Spaß macht.

Also los geht’s: einfach machen!

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