Werkzeugverwaltung mit Microsoft Power Apps einfach gemacht

Microsoft Power Apps ist das Schweizer Taschenmesser für einfache & effektive Geschäftsanwendungen. Durch die bestechenden Vorteile der Verfügbarkeit innerhalb der Microsoft 365 Umgebung und mit Low Code als Backbone von Power Apps Mit Microsoft Power Apps können eigene Apps mithilfe von vielseitigen Tools entwickelt werden. Offizielle Microsoft Power Apps Website mehr erfahren ermöglicht es jedem Anwender eigene Anwendungen für Herausforderungen im (Geschäfts-) Alltag. Ein enormes Potenzial, dass es Geschäfts-, Fach- und Prozessexperten ermöglicht Lösungen für Probleme zu schaffen, die zu 100 % auf Ihre Anforderungen passen.

In diesem Blogbeitrag möchte ich Euch ein aktuelles Projekt meines Unternehmens, der EinfachMachen GmbH, vorstellen und zeigen, wie schnell & effektiv Herausforderungen in Unternehmen mithilfe von Low Code  Der HTML-Code für ein Leerzeichen ist folgender:  / Power Apps gelöst werden können und somit großen Mehrwert für die Organisation stiften.

Ausgangsituation – Aktuelle Werkzeugverwaltung

Das Unternehmen, für das wir diese Lösung realisieren beschäftigt circa 100 Mitarbeiter*innen im Sektor der Gebäudetechnik, mit Fokus auf die Gewerke Sanitär, Heizung, Lüftung & Elektro, und ist somit dem Handwerk zuzuordnen.
Von einem einfachen Rohrschneider über Akkupressen zum verpressen von Rohrleitungen bis hin zu hochpreisigen Rohrkameras, die eine beträchtliche Summe in der Anschaffung kosten, unterhält das Unternehmen einen umfangreichen Pool an Werkzeugen, um seine Dienstleistungen zu erbringen.
Aktuell befinden sich circa 1.000 Werkzeuge im Werkzeugpool.
Das Unternehmen nutzt bereits eine Softwarelösung, um den umfangreichen Werkzeugpool zu verwalten, die jedoch einige Schwachstellen aufweist, die es zunächst zu klären galt. Darin bestand für uns der erste Schritt, bevor ein Design, eine prototypische App oder eine Datenbank erstellt wurde. Also: Auf ein Schnack mit dem Monteur!

Einer der ersten Schritte der Anforderungsaufnahme besteht für uns aus diesem Grund in der Regel darin sich mit den späteren Endnutzern über die aktuelle Situation auszutauschen, herauszufinden, was mit der aktuellen Lösung gut funktioniert, wo Optimierungspotenziale bestehen und wie der Prozess um die später zu entwickelnde Lösung herum ausschaut.
In den Gesprächen mit den Monteuren ergaben sich einige Herausforderungen mit der aktuellen Werkzeugverwaltung.

Am stärksten ins Gewicht fielen dabei die folgenden Punkte:

Je nachdem, ob der NFC-Tag sofort erkannt wird oder eventuell mehrfach gescannt werden muss, dauert der Vorgang pro Werkzeug im Schnitt 45 – 70 Sekunden. Leihen Mitarbeiter*innen 10 Werkzeuge aus, dauert dieser Vorgang also im besten Fall 7:30 Minuten, was ein hoher Zeitaufwand für einen kleinen Prozess ist.

2. Werkzeuge werden unregelmäßig „getagged“. Da der Zeitaufwand für den Verleihvorgang relativ hoch ist, gehen Mitarbeiterinnen, vor allem wenn Werkzeuge nur für einen kurzen Einsatz von wenigen Stunden gebraucht werden, hin und wieder die Abkürzung und entnehmen das Werkzeug, ohne dies in der Werkzeugverwaltung zu erfassen. Die Mitarbeiterinnen im Lager haben dadurch weniger Transparenz über die Einsatzorte sowie vorhandene und entliehene Werkzeuge
3. Werkzeuge können nicht übertragen werden. Wenn Mitarbeiterinnen beispielsweise eine Urlaubsvertretung für andere Mitarbeiterinnen machen, müssen diese Werkzeuge auf die Vertretung gebucht werden. Ein einfaches „Überschreiben“ der Werkzeuge auf die Vertretung ist mit der aktuellen Lösung nicht möglich. Die Mitarbeiter*innen müssen für jedes Werkzeug den unter 1. beschriebene Prozess zwei Mal durchlaufen (1x für das zurückgeben der Werkzeuge & 1x für das erneute Ausleihen der kurz vorher zurückgegebenen Werkzeuge)
4. Lizenzkosten für die Werkzeugverwaltung. Der Kunde nutzt bereits Power Apps Lösungen für andere Geschäftsanwendungen und baut Mitarbeiter*innen intern auf, die das Thema Power Platform strategisch vorantreiben sollen. Neben dem Microsoft 365 Abonnement fallen durch die aktuelle Werkzeugverwaltung noch zusätzliche Lizenzkosten sowie Kosten für die Beschaffung von NFC-Tags an. Kosten, die den Kunden zum Nachdenken brachten „Können wir das nicht mit Power Apps besser, schneller und auch günstiger lösen?“

Step 2 – Was muss die neue Lösung können?

Nachdem wir die aktuellen Herausforderungen mit der bestehenden Lösung zusammen mit den Monteuren und den Mitarbeiter*innen im Lager identifiziert hatten, ging es darum die Anforderungen für eine Umsetzung mit Microsoft Power Apps Mit Microsoft Power Apps können eigene Apps mithilfe von vielseitigen Tools entwickelt werden. Offizielle Microsoft Power Apps Website mehr erfahren zu definieren. Dabei wurden im Wesentlichen die folgenden Anforderungen als User Stories an die Smartphone-Anwendung definiert:

ID	User Story	Priorität
US 1	Als Monteur muss ich Werkzeuge durch den Scan eines QR Codes ausleihen, rückgeben und übergeben können, mit maximal drei Klicks und in unter 10 Sekunden pro Werkzeug, um sicherzustellen, dass immer alle Standorte und Einsätze von Werkzeugen erfasst werden.	1
US 2	Als Monteur muss ich Werkzeuge über eine Werkzeugliste ausleihen, rückgeben und übergeben können, mit maximal drei Klicks und in unter 15 Sekunden pro Werkzeug, um sicherzustellen, dass immer alle Standorte und Einsätze von Werkzeugen erfasst werden.	1
US 3	Als Monteur muss ich einsehen können welche Werkzeuge ich aktuell ausgeliehen habe, um einen Überblick über meinen eigenen Werkzeugbestand zu erhalten.	2
US 4	Als Monteur muss ich ein Werkzeug von einem anderen Mitarbeiter anfordern können, um ein von einem anderen Mitarbeiter ausgeliehenes Werkzeug ausleihen zu können.	2
US 5	Als Monteur muss ich eine Benachrichtigung erhalten, wenn mir ein Werkzeug übergeben wurde, damit ich prüfen kann, ob dieses Werkzeug mir wirklich in dem dokumentierten Zustand übergeben wurde.	2
US 6	Als Monteur muss ich in einer Verleihhistorie nachvollziehen können, wer wann und wo welches Werkzeug ausgeliehen, zurückgegeben oder übergeben hat, um Rückfragen zum Werkzeug mit dem richtigen Ansprechpartner klären zu können.	3

Step 3 – Sketch & Review

Im nächsten Schritt ging es für an das Sketchen & Wireframen der Anwendung. Diesen Schritt bauen wir immer in Projekte ein, damit wir Nutzer*innen eine Oberfläche präsentieren können, bevor eine Zeile Code geschrieben wird. Zudem können wir frei von der Power Apps Entwicklungsumgebung designen, was unserer Auffassung nach auch nochmal Kreativität und freie Entfaltung fördert. Wir sind zwar keine Designer mit besonderer Fachkenntnis aber der Input unserer Nutzer ist an dieser Stelle ebenfalls sehr sinnvoll, weshalb wir gerne einzelne Bildschirme vorstellen oder auch gemeinsam mit ihnen entwerfen. Für die Smartphone-Anwendung wurden 11 Sketches / Bildschirme erstellt, die schemenhaft unterhalb dargestellt werden.

Step 4 – 1,2,3 Power App gebaut

Nun kann es los gehen! Nach ein paar wenigen aber effektiven Terminen mit unseren Nutzer*innen haben wir damit begonnen die Power App zu bauen. Das Ergebnis stelle ich im nächsten Punkt vorher. Davor möchte ich gerne noch ein paar Worte zum dahinterliegenden Datenmodell verlieren.
In Abstimmung mit dem Kunden haben wir uns dazu entschieden mit SharePoint als primäre Datenquelle für die Power App zu arbeiten. Dass SharePoint SharePoint ist die Intranetlösung von Microsoft. SharePoint Online SharePoint online (SPO)  ist in der Regel in deinem Microsoft 365-Abonnements enthalten, kann aber auch direkt erworben werden. SharePoint Online hat den Vorteil, dass kein eigener Server betrieben werden muss, es fehlen jedoch die Anpassungsoptionen einer selbst gehosteten Installation von SharePoint.SharePoint-Online ist zwar auf Kernfunktionen im Bereich der Zusammenarbeit, des Dokumenten- und Content-Managements sowie... mehr erfahren einige Nachteile mit sich bringen kann, vor allem im Kontext eines relationalen Datenmodells, war uns bei dieser Abwägung bewusst, jedoch Gewann bei einer Kosten-Nutzen-Abwägung SharePoint das Rennen und die dahinterliegenden Datenquellen und -mengen sind überschaubar, dass eine Realisierung mittels SharePoint unproblematisch ist. Für den Werkzeugstamm wird ein Zuwachs von etwa 10% – 15% pro Jahr angenommen. Mittelfristig wird dieser Stamm also nicht deutlich über 3.000 Werkzeuge wachsen, was mit SharePoint abbildbar ist. Für das Journal, in dem die Verleihvorgänge erfasst werden, wurden die Zahlen der aktuellen Werkzeugverwaltung angenommen. Täglich finden in etwa 30 Verleihvorgänge statt. Bei einer fünf Tage Woche sind das zwischen 7.000 – 8.000 Datensätze pro Jahr. Eine Datenmenge, die mit SharePoint ebenfalls abbildbar und verwaltbar ist.

Eine vereinfachte Darstellung des grundlegenden Datenmodells wird unterhalb dargestellt.

US 1 – Werkzeuge in 3 Klicks mit QR Code Scan leihen

Besonders hohe Priorität hat die User Story 1 erhalten, weil vor allem der Zeitaufwand des Verleihvorgangs in der Anforderungsaufnahme als eine der größten Herausforderungen angeführt wurde. Während wir damit beschäftigt waren, die Power Apps Lösung zu entwickeln, haben die Mitarbeiter*innen im Lager sämtliche Werkzeuge mit QR-Codes versehen, die eine ID des Werkzeugs enthalten, sodass wir später den Barcode Scanner von Power Apps nutzen konnten, um einen

einfachen Verleihvorgang zu ermöglichen.
Die Aufkleber wurden mehrfach je Werkzeugen oder Werkzeugkoffern angebracht, sodass sie egal in welcher Position sofort gescannt werden können. Darüber hinaus wurden, sollte ein QR Code mal nicht mehr lesbar sein, die Tag-Nr. sowie die Bezeichnung des Werkzeuges auf den Aufkleber gedruckt, damit Mitarbeiter*innen die Möglichkeit haben ein Werkzeug auch über die Werkzeugliste (US 2) zu suchen.

aktuellem Verleihstatus kann das Werkzeug von den Nutzerinnen dann ausgeliehen, zurückgegeben oder an Kolleginnen übergeben werden.

Wählt der Nutzer den Button „Weiter zu Tool Tag“ gelangt er zur Werkzeugliste (US 2)

US 2, 4, 6 – Werkzeuge ausleihen, Anforderung & Verleihhistorie einsehen

Über den Werkzeugdetailbildschirm können Nutzer*innen ebenfalls den Verleihvorgang anstoßen und sehen außerdem Detailinformationen zu Werkzeugen. Im oberen Bereich werden später Fotos und Dokumente angezeigt werden, die einen Werkzeugdatensatz als Anlagen zugeordnet werden. So haben Nutzer*innen die Möglichkeit Werkzeuge auf Vollständigkeit zu prüfen oder zum Beispiel ein Datenblatt oder eine Bedienungsanleitung als Dokument abzurufen.

Darüber hinaus wurde auf diesem Bildschirm die User Story 4, das Anfordern eines Werkzeuges von Kolleg*innen realisiert. Tippen die Nutzer*innen auf den Telefonhörer-Icon, erscheint ein Pop-Up. Über dieses kann entweder der aktuelle Entleiher mit einer kurzen Nachricht per E-Mail kontaktiert werden, was mit dem Outlook-Connector realisiert wurde, oder aber den aktuellen Entleiher direkt anrufen aus der Power App heraus. Die Kontaktinformationen, wie beispielsweise die Telefonnummer eines Entleihers, werden über den Office 365 Users Connector bezogen.

Fazit

Fassen wir zum Schluss noch einmal die wesentlichen Punkte dieses Projektes zusammen

Was hat es gebracht?

Werfen wir ein Blick auf den eingangs erläuterten Herausforderungen, so konnten wir zusammen mit dem Unternehmen einige Verbesserungen zum Ist-Zustand erreichen:

1. Den vorher zeitaufwendigeren Prozess von sechs Schritten zum Ausleihen eines Werkzeugs, konnten wir mit Power Apps auf drei Schritte reduzieren.

Die Nutzer*innen können mit 3 Klicks & in unter 10 Sekunden Werkzeuge ausleihen

1. App öffnen
2. Scannen tippen
3. Ausleihen tippen

2. Die Quote der nicht getagged Werkzeuge ist eine wesentliche Kennzahl für die Erfolgsmessung. Die Lösung befindet sich aktuell noch in der erweiterten Testphase aber schon jetzt lässt sich anhand der Nutzung erkennen, dass Mitarbeiter*innen motivierter sind die Werkzeuge auch für kurze Einsätze zu erfassen, weil es für sie kein Overhead mehr darstellt und wirklich schnell geht.
3. Mit der Power Apps Lösung können Werkzeuge auf einfachem Wege übertragen werden. Übernimmt die Urlaubsvertretung also eine Baustelle,können mit der Anwendung die Werkzeuge einfach auf neue Nutzer*innen geschrieben werden. Das Überschreiben aller Werkzeuge gleichzeitig ist aktuell eine neue Anforderung aus dem Testing.
4. Sobald die Power Apps Werkzeugverwaltung in die produktive Nutzung geht, können die Lizenzkosten für die aktuelle Werkzeugverwaltung eingespart werden. Da ausschließlich Standard-Connectoren für die Anwendung verwendet wurden, entstehen für unseren Kunden keine zusätzlichen Lizenzkosten bei Microsoft.

Was braucht es für diese Lösung?

Man nehme:

• 1 x handvoll motivierte Nutzer*innen
• 6 x konkrete und wirklich wichtige Anforderungen
• 4 x SharePoint Listen
• 1 x Outlook Microsoft Outlook ist eine Software, mit welcher Emails versendet und empfangen und Termine, Notizen, Kontakte und Aufgaben verwaltet werden können. Offizielle Microsoft Outlook Website mehr erfahren Connector
• 1 x Office 365 Users Connector
• 1x motivierten Power App Entwickler

Was nehmen wir mit?

Abschließend möchte ich nochmal ein paar Learnings präsentieren, die wir aus diesem Projekt mitgenommen haben

1. Go & See for yourself – Das „hinsetzen” mit den Nutzer*innen hatte hohen Mehrwert und führt gleichzeitig zu Akzeptanz bei den Nutzer*innen, denn es ist jetzt Ihre App. Sie haben Ihr Wissen einfließen lassen, was zu hoher Akzeptanz und Verantwortung für die App führt.
2. Fokus – Im Kontext der Anforderungsaufnahme kann es schnell passieren, dass ein bunter Blumenstrauß von Anforderungen entsteht. Ohne Priorisierung ist allesgleich wichtig. In Abstimmung mit den Nutzer*innen zu priorisieren hat für Fokus geschaffen.
3. Keep it simple – Sowohl die technische Umsetzung der Power App, als auch die dahinterliegende Datenquelle ist keine Raketenwissenschaft. Mit Power Apps lassen sich große Herausforderungen mit sehr einfachen, aber effektiven Mitteln lösen und das ist es, was daran so viel Spaß macht.

Also los geht’s: einfach machen!