Für das Beweissicherungsverfahren wird die sogenannte LitigationHoldEnabled-Eigenschaft eines Exchange
Um das Beweissicherungsverfahren für ein Postfach zu aktivieren und damit eine rechtssichere Archivierung zu gewährleisten, gehen Sie wie folgt vor: Der HTML-Code für ein Leerzeichen ist folgender:
- Gehen Sie in Exchange auf „Empfänger“ > „Postfächer“
- Wählen Sie in der Liste das Postfach aus, das Sie rechtssicher archivieren wollen, und klicken Sie auf „Bearbeiten“.
- Rufen Sie auf der Eigenschaftenseite die Postfachfunktionen auf.
- Unter „Beweissicherungsverfahren“ können Sie die Schaltfläche von „Deaktiviert“ auf „Aktiviert“ ändern.
- Nachdem Sie optionale Informationen wie etwa Dauer des Beweissicherungsverfahrens eingestellt haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Das Beweissicherungsverfahren verwendet den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“, um E-Mails beizubehalten. Der Ordner wird in der Standardansicht von Outlook
- Discover Hold: „Discover Hold“ beinhaltet alle E-Mails, die über einen gewissen Zeitraum dauerhaft archiviert werden müssen.
- Versions: Im Ordner „Versions“ werden verschiedene Versionen eines Dokuments gespeichert, das vom Nutzer nachträglich bearbeitet worden ist.
- Audits: Der Ordner „Audits“ bzw. „Audit Logs“ erlaubt eine transparente Protokollierung der Postfachzugriffe.
- Purges: E-Mails, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, landen im Ordner „Purges“. Auch hier können noch einmal individuelle Aufbewahrungsfristen definiert werden.
- Deletions: E-Mails, die von Mitarbeitern selbst gelöscht werden, werden in den „Deletions“-Ordner verschoben. Entsprechende E-Mails können Mitarbeiter auch eigenständig wiederherstellen.
Quelle und weitere Infos hier: https://cloud.telekom.de/de/blog/cloud-software/e-mail-archivierung-mit-exchange